Bez względu na to jaka jest skala prowadzonej przez Ciebie dzielności gospodarczej, samochód firmowy z całą pewnością Ci się przyda. W pewnych branżach, jak bezpośrednia sprzedaż, czy usługi – firmowe auto jest wręcz niezbędne. Posiadasz firmowe auto lub planujesz jego zakup? Sprawdź, czy ubezpieczenie pojazdu możesz zaliczyć do kosztów prowadzonej przez siebie działalności.

Flota samochodowa w firmie przydaje się w prowadzeniu działalności gospodarczej. Im więcej wydatków związanych z użytkowaniem firmowego samochodu zaliczymy do kosztów, tym opłacalniejsze będzie dla przedsiębiorstwa jego użytkowanie. Koszty podatkowe zmieszają podstawę opodatkowania, a co za tym idzie bezpośrednio wpływają na generowanie wyższego zysku dla firmy. Nie wszystkie jednak koszty użytkowania firmowego samochodu można zaklasyfikować do kosztów podatkowych. Sprawdź, czy ubezpieczenie samochodu jest jednym z nich.

Samochód osobowy w firmie – jakie istnieją formy własności?

Samochód firmowy może służyć do różnych celów: wizyt u klientów, dojazdów do pracy, przewozu osób lub towarów. Spektrum wykorzystania firmowego auta jest szerokie, a możliwości jego zakupu coraz większe. Leasing, najem długoterminowy, kredyt bankowy, czy wreszcie własność prywatna – każda z powyższych form własności, co do zasady może być wykorzystana na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Wykorzystując powyższe kryterium własnościowe, możemy podzielić firmowe auta na:

  • składnik majątku firmy, czyli samochód jest własnością firmy. Zakupione auto firmowe jest wprowadzone do ewidencji firmowej i jako jeden ze składników majątku amortyzowane jest według wybranej metody i stawki.
  • prywatną własność – samochód niestanowiący składnika majątku, a prywatną własność przedsiębiorcy,
  • przedmiot leasingu – w zależności od rodzaju leasingu, samochód będzie:

– w leasingu operacyjnym nie będzie stanowić własności firmy, gdyż nie jest ujmowany jako składnik majątku przedsiębiorstwa, a jedynie wykorzystywany w celach firmowych na podstawie umowy leasingowej;

– w leasingu finansowym – samochód staje się jednym ze składników majątku firmy, a jego zużycie na cele firmowe jest dokonywane w czasie na podstawie odpisów amortyzacyjnych,

  • użytkowany w firmie na podstawie umowy najmu lub dzierżawy, czy też użyczenia – w tych przypadkach samochód nie stanowi własności firmy, ale nie jest też prywatnym majątkiem – nie dokonywane są również odpisy amortyzacyjne.

Wydatki związane z samochodem osobowym w KPiR

Wydatki związane z użytkowaniem samochodu firmowego będą zależały do formy jego własności. Jeśli prowadzisz działalność, a księgowość ewidencjonowana jest na podstawie księgi przychodów i rozchodów, w zależności od własności auta  – obowiązują Cię trzy limity zaliczenia do kosztów działalności wydatków związanych z eksploatacją samochodu. W myśl artykułu 23 ustawy o PIT, przedsiębiorca może zaliczyć koszty eksploatacji samochodu:

  • do 20 % kosztów w KPiR jeśli samochód jest własnością prywatną a wykorzystywany w  wprowadzonej działalności gospodarczej jest do celów mieszanych, czyli zarówno prywatnych, jak i firmowych,
  • do 75 % kosztów księdze przychodów i rozchodów w odniesieniu do pojazdów, które zaliczone zostały do środków trwałych firmy na podstawie umów leasingowych lub najmu, czy dzierżawy, a  wykorzystywane są na cele mieszane (porywane i firmowe),
  • 100 % kosztów w księdze podatkowej tylko w sytuacji, gdy pojazd służbowy wykorzystywany jest wyłącznie na cele firmowe, a zaliczony został do środków trwałych przedsiębiorstwa na podstawie  umowy leasingowej lub najmu, czy dzierżawy. Dodatkowo ustawodawca wymaga od firmy prowadzenia ewidencji auta np. rozpiski kilometrówek.

Jakie są zasady odliczania podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych?

Możliwość odliczenia podatku VAT od kosztów eksploatacji służbowego samochodu jest zależna od tego, na jakie cele wykorzystywany jest samochód. Jeśli pojazd wykorzystywany jest na cele wyłącznie firmowe związane z prowadzoną działalnością, wówczas przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT kosztów jego eksploatacji. Gdy mamy do czynienia z wykorzystaniem samochodu firmowego na cele zarówno prywatne, jak i firmowe, wówczas właściciel firmy będzie mógł odliczyć wyłącznie 50% VAT od kosztów eksploatacyjnych.

Co z kosztami ubezpieczeń komunikacyjnych?

W kosztach firmowych użytkowania samochodu znajdziemy zarówno wydatki związane z paliwem, czy bieżącymi naprawami. Wątpliwości budzą koszty ubezpieczeń komunikacyjnych. O ile w odniesieniu do aut ciężarowych, wszystkie koszty ubezpieczenia mogą stanowić pozycję w kosztach podatkowych zmniejszających podstawie wymiaru opodatkowania, o tyle w stosunku do samochodów osobowych sprawa nie jest już taka prosta. Zanim zaklasyfikujemy dany wydatek związany z zakupem ubezpieczenia, jako koszt podatkowy musimy rozróżnić rodzaje ubezpieczeń:

  • OC – obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, chroniące właściciela pojazdu przed finansowymi skutkami zdarzeń drogowych powstałych z jego winy,
  • AC – autocasco – ubezpieczenie dodatkowe chroniące właściciela pojazdu przed  finansowymi skutkami zdarzeń drogowych (zniszczenia pojazdu) oraz zdarzeń losowych (kradzieży, pożaru) itp.,
  • NNW – ubezpieczenie dodatkowe następstw nieszczęśliwych wypadków – chroni właściciela pojazdu (często również pasażerów) przed finansowymi skutkami związanymi z uszkodzeniem ciała lub rozstrojem zdrowia związanego z wypadkiem. Z ubezpieczenia NNW wypłacane jest również odszkodowanie na wypadek śmierci ubezpieczonego.
  • assistance – ubezpieczenie oferujące szereg usług pomocowych (prawne, informacyjne) w razie wystąpienia wypadku lub zdarzenia drogowego, a także nieprzewidzianych sytuacji np. braku paliwa, wymiany opon na drodze.

Ubezpieczenia obowiązkowe, jak OC oraz pakiet ubezpieczeń dodatkowych: czyli NNW, czy assistance w odniesieniu do aut wykorzystywanych wyłącznie do celów firmowych można w całości zaklasyfikować do kosztów podatkowych. Jeśli samochód jest własnością prywatną oraz nie jest ewidencjonowany w środkach trwałych przedsiębiorstwa, koszt ubezpieczeń OC oraz assitsnce i NNW można zaliczyć do kosztów podatkowych w limicie 20 % wartości.

Ubezpieczenie dobrowolne autocasco można zaliczyć do kosztów podatkowych z uwzględnieniem limitu kwotowego. Jeśli wartość samochodu przyjęta w ubezpieczeniu wynosi więcej niż 150 000 zł, wówczas koszt zakupu polisy AC można ująć w kosztach podatkowych w wartości proporcjonalnej do wyżej wymienionej kwoty.

Kiedy można zaliczyć wydatki związane z zakupem ubezpieczenia w KPiR?

Czas, w którym zaliczymy wydatki związane z zakupem ubezpieczenia komunikacyjnego w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zależy do przyjętej metodologii ujmowania kosztów w firmie. Jeśli w danej firmie stosuje się tzw. metodę kasową, czyli ujmowanie kosztów w dacie ich faktycznego poniesienia, wówczas koszty polisy zaliczymy do kosztów według daty z umowy zawarcia polisy ubezpieczeniowej.

Jeśli firma stosuje metodę memoriałową, wówczas koszty podlegają ujęciu w księdze proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą. W odniesieniu do polisy ubezpieczeniowej, koszt jej zakupu będzie proporcjonalnie rozliczony na okres, w którym samochód będzie objęty ubezpieczeniem.

Przykładowo – gdy zakupimy ubezpieczenie OC na przełomie roku, wówczas należy rozliczyć koszt zakupu proporcjonalnie do okresu ubezpieczenia w okresie dwóch lat księgowych. Przykładowo, gdy polisa OC auta została kupiona 1 grudnia 2019 za kwotę 1200 zł, w roku podatkowym 2019 uwzględnimy w KPiR 12 cześć wydatku zakupu polisy, czyli 120 zł. Pozostały koszt zakupu powinien być zaksięgowany już w kolejnym roku, czyli 2020. Gdy okres ubezpieczenia obejmie jeden rok kalendarzowy, polisę będzie można zaliczyć w koszty podatkowe jednorazowo w roku, którym polisa została zakupiona.